こんにちは
クリスタルWaveのマエダサンです。
今回はちょっと違う方向からイベントを紹介します。
イベントの開催するとき
・テーマや会場を決める
・プログラム内容の企画
・宣伝や広報、場合によってはスポンサーへの協力依頼
・当日までの準備
・イベント運営
・アフターフォローとして、改善点や課題を検討し次回に活かす
という流れで考えていきます。
この中の当日までの準備として、「資料を作る」
という事も、スタッフ間で情報共有するのに大切な役割を担っています。
資料ってどんなものがいるの？
資料は以外に多くて
・イベント当日のタイムスケジュール
・イベント会場の配置図
・POP類
これらを作っていきます。
そこで活用しているのがExcelです。
表計算に特化してるソフトですが、配置図を作るにはあのセルが強い味方になります。
少し前のブログでピクセルアートをExcelで作りましたが、同じ方法で配置図も作れるのです。
コツコツとstep by step(一歩一歩)
配置図を作るには、まず会場の正確な地図が必要になってきます。
ネットで公開してる会場・そうでない会場があります。
公開している会場の配置図は、かなりの確率でPDFとして公開しています。
PDFのままですとExcelで使いにくい（泣）
その時はPDFから画像ファイルへ変換してくれるサイトで、画像ファイルへと変換します。
無料で変換してくれるサイトがありますので、うれしいですね。
配置図が無い時で屋外の時はMapで検索してスクショして使います。
どちらにしても縮尺のスケールバーのある配置図を使います。
会場の大きさや配置を決めるには長さは必要不可欠です。
Excelのセルを正方形に縮小して縮尺を1ｍと同じ大きさにします。
図を貼り付けて、背景を透明にします。
図形の四角をブースの大きさににして配置していきます。
ブース（出店者）と主催者とで色を分けたりして見やすいように配置していきます。
この図形を貼り付けたり均等に並べたりして全体を整えていきます。
これで完成！
完成するとExcelファイルとして保存もしますが、PDFとしても保存してスタッフ間での共有に使います。
また、火器を扱う場合は消火器の設置ブースの配置図も別で作り、消防署へ届出をします。
地道な作業も成功へ一歩だと思っています。
今は和歌山城の西の丸広場で開催される、ティラノサウルスレースに向けて準備を進めています。
たくさんの方に楽しんでいただけますように、スタッフ一同でお待ちしております。
